Как автоматизировать учет небольшого магазина, увеличив при этом выручку на 30 - 50%?

В последние несколько лет в нашей стране активно распространяются супермаркеты и торговые сети. И у нас, в Екатеринбурге, этот формат торговли явно преобладает.

Известно, что их существование неразрывно связано информационными технологиями. Согласитесь, что работу супермаркета, с 20 - 40 тысячами наименований товаров, очень сложно представить без автоматизированной системы.

А как быть, с автоматизацией учета владельцу небольшого торгового предприятия,с торговой площадью 100-350 кв. м.?

В начале становления своего торгового бизнеса, большинство предпринимателей об этом и не думают.

Главные их заботы: где взять клиентов, где взять оборотный капитал, где арендовать помещение для ведения бизнеса, а про автоматизацию учета предприниматели думают в последнюю очередь.

Они считают, что это можно оставить на потом,  и решить этот вопрос за неделю до открытия магазина или вообще работать без всякой автоматизации.

А стоит ли вообще инвестировать в автоматизацию учета?

Конечно же, можно работать и по старинке.

Но представьте такую ситуацию: что если рядом с вашим магазином открывается супермаркет, принадлежащий известной торговой сети, а по соседству строится еще один, то для того, чтобы выжить рядом с ними, необходимо предпринять немало усилий - от организационных мероприятий до мер по снижению издержек и оптимизации товарооборота.

И как это сделать? Как защитить свой бизнес, не имея под рукой практически никаких инструментов.

А тут еще выясняется, что и воруют в магазине со страшной силой. Кстати, у нас собраны материалы, на основе опыта большинства компаний занимающихся автоматизацией, по противодействию воровству в магазинах, если вы их прочтете и примените этот опыт, то  сможете сэкономить кучу своих денег и нервов. А конце материалов, в качестве бонуса, Ежегодный отчет от центра исследования розничной торговли.

Есть ли выход из всех этих проблем? Да, есть.

Нужно использовать те же технологии, которыми пользуются большие супермаркеты. Они практически полностью подходят и для небольших магазинов.

Тем более  они сегодня  стали доступнее, и  их использование позволяет увеличить выручку в небольшом магазине на 30 -50 % в сравнении с ручной формой учета. За счет снижения ошибок  (Погрешность считывания штрих кода у современных сканеров, 1 раз на несколько миллионов), злоупотреблений  (Как сказал один из наших клиентов: "Кассир теперь не может продавать по любой цене товар. Наконец то!"), и улучшения качества обслуживания  (Использование, например, сканера штрих кода на кассовом месте, позволяет увеличить скорость обслуживания покупателей в 2-3 раза).

 С чего начать руководству магазина при выборе средств автоматизации?

Лучше всего обратиться с этим вопросом к компании занимающейся автоматизацией розничной торговли. Есть компании, которые осуществляют часть услуг в это области. А это не исключает, что в случае сбоев в системе, неисправность найти будет сложно.

Идеально когда она обеспечивает  внедрение системы автоматизации, начиная от анализа потребностей предприятия, установки, настройки оборудования (На купленное у нас оборудование, например, в случае его поломки, на время ремонта, мы предоставляем аналогичное подменное. И ваш магазин не будет простаивать.), программного обеспечения и заканчивая обучением персонала ведению учета.

Иными словами, если решение возможных проблем в будущем находится в одних руках, то только тогда можно получить гарантированный результат.

Еще не стоит забывать про систему защиты от краж, видеонаблюдение, и дальнейшее техническое обслуживание системы.

Насколько важно техническое обслуживание, не трудно понять, представив себе такую картину, когда в 19 часов, в час пик, вдруг остановилась работа одного или нескольких кассовых узлов. Покупатели,  постояв у кассы максимум минут 15, просто уйдут из магазина, ну а самые неспокойные перед уходом еще и кинут корзинкой с товаром в продавца. Да кстати, линия поддержки у нас, работает с 9 до 21 часа.

Во сколько же обойдется автоматизация магазина

площадью 150 -  180 кв. м.?

1.    Инвестиции в оборудование для автоматизации учета.

Вложение в оборудование составят от 11000 до 12000 долларов, если использовать российское оборудование, которое сегодня имеет вполне конкурентное качество в сравнении с зарубежными образцами (импортное, со схожими характеристиками, будет дороже на 50 - 300 %).

В эту сумму войдут 2 высокопроизводительных POS-терминала (Из расчета 1 POS- терминал  на  100 кв. м. торговой площади магазина), с двумя сканерами (высокопроизводительным - многоплоскостным и ручным - для товаров которые или не удобно выкладывать на кассовый бокс, или с они замятым штрих кодом), фискальными регистраторами (ФР.) и программой кассира.

  Еще понадобится минимум 2 компьютера для рабочих мест оператора и товароведа (или заведующей, если его функции исполняет она).

В более надежном варианте к компьютерам полезно добавить сервер, как основное хранилище информации отделённое от пользователей.

Кроме того, такая архитектура информационной системы дает возможность минимизировать требования к мощности рабочих компьютеров за счет большей вычислительной мощности сервера. А еще такой вариант позволяет удаленно, из дома, например, анализировать работу магазина.

Для работы с весовым товаром используется 4 весов с печатью этикетки (одни на фасовку, на овощи и фрукты, на сырые продукты и еще одни на готовые продукты).

 

Если в магазине есть товар, который поставляется не маркированным, т.е. без штрих кода, как например, некоторые хлебобулочные изделия, либо штрих код не читаем, то для маркировки такого штучного товара понадобится принтер печати этикеток.

 

Чтобы проводить инвентаризацию в автоматизированных магазинах  используется терминал сбора данных - ТСД (это своего рода мини-компьютер, совмещенный со сканером штрих кодов).

Еще это устройство можно использовать для проверки правильности цены на ценниках в торговом зале и приемки товара. Хотя последнее как то не прижилось в розничных магазинах.

Да, кстати ТСД, как правило, покупают либо позже, после запуска магазина, либо берут в аренду (на 1- 2 дня) на время инвентаризации, так как его цена начинается от 600 долларов.

2.    Выбор товароучётной программы для магазина.

Выбирая программу, стоит руководствоваться правилом - "самое подходящее для нашего магазина". Это означает что, купив дешевое решение, руководитель рискуют недополучить ряд необходимых отчетов, а выбрав дорогое, оплатить функции которыми возможно не будет пользоваться в дальнейшей работе.

Например, в системе "Далион: Управление Магазином" создано удобное автоматизированные места товароведа, которые существенно упрощают обычные операции по приходу и переоценке товаров, оперативно показывает итоговые суммы.

 

Работать с таким функционалом быстрее, а значит эффективнее, чем при его отсутствии.

А вот основной отчет руководителя о работе предприятия из той же программы. В течение 1 минуты можно понять текущее состояние компании, потому что вот здесь все ключевые показатели работы магазина.

 

Кстати, это единственный продукт на рынке, у которого есть такой удобный аналитический отчет.

А еще эта программа, снимает актуальную сейчас, проблему, как сдача алкогольной декларации.

Такая программа для магазина в 150 -180 кв. м. обойдется в 2000 долларов.

Не стоит экономить и на обучении персонала. Во сколько раз может вырасти очередь  в кассу, если кассир не знает, как ввести в программу товар, штрих код который не читается сканером. Или сколько времени потратит товаровед на исправление ошибки, допущенной им самим.

Не компетентность персонала может негативно сказаться на обслуживании клиентов и увеличит финансовые затраты предприятия.

Этого можно избежать, организовав обучение сотрудников.

Стоимость настройки системы и обучения составляет 7 % от стоимости поставляемого оборудования и ПО, это 1050 долларов.

А весь проект по автоматизации небольшого магазина 14050 долларов. Эта сумма, как правило, подвергается разнообразным корректировкам - к ней могут применяться различные рассрочки, или договор может быть составлен с соблюдением этапов выплат.

И последнее...

Своевременность принятия решения о переходе на автоматизированную форму учета, а если возможно и на самообслуживания, напрямую связано с ближайшим конкурентным окружением.

Так, если становится известно, что неподалеку намечается открытие нового супермаркета, или конкуренты переводят свой магазин на самообслуживание, а сегодня это происходит даже в самых маленьких городках, то действовать надо незамедлительно!

Для того чтобы мы рассказали как конкретно в вашем магазине автоматизировать учет, и ответили на ваши вопросы давайте встретимся. Мы приедем в удобное для вас время, позвоните по этому телефону (343) 2017-011, и договоримся об удобном  времени встречи.

P.S.  Небольшой магазин сможет удержаться и успешно работать рядом с магазином крупной торговой сети только в том случае, если предлагает более высокий уровень сервиса и оригинальные ассортиментные решения.